電子簽核篇

關於電子簽核模組，我們提供iOS與Android兩個作業系統的APP3.0的下載，方便出差在外的員工透過APP操作能夠快速的批閱簽核。請至手機商店搜尋並下載Netask。若下載後無法登入，請確認貴公司是否已開通/購買APP功能。

串簽 一關簽完才能給下一關簽核，任何簽的人都能拒絕該文而退件。
會辦 舉例三個人同時收到簽核，且需都簽核完成，文件才能往下一關走，無法退件，簽「不可行」也不會退件。
擇辦 舉例三個人同時收到簽核，但只需任一人執行簽的動作，簽「不同意」會退件。
通知 通知僅是知會的意思，不需簽核。收到通知後點進該份簽核查閱，狀態會從「已通知」改為「已閱讀」。

因為在一般A4 列印的紙張大小內，電腦能接受的長、寬度有限。
一般A4 的紙張，電腦能接受的大小約為長：1000pixel、寬：640pixel，超過此值時，電腦會自動做分頁列印。再加上Netask 固定有的表頭/表尾內文，因此；建議您在設計表單時，最好維持約為長：600pixel、寬：640pixel 較佳。
你可以在列印時，將列印的邊界改小一點，如此一來便可擴大你的列印空間。 設定方法：點選「檔案」→「設定列印格式」。

電子簽核/表單管理/點選任一表單右側-流程按鈕/右上角-新增流程。

新增簽核/選擇任一簽核文件。
若該表單沒有設定任何流程，則會直接進入填寫表單頁面。
若有既定流程，則會列出該表單所有的流程供使用者選擇，使用者只要點選適合自己的流程進入即可。

電子簽核可設定「代理簽文」功能，請先行設定簽文轉發出去的日期區間，此段時間若收到來文，系統將會自動判斷轉發給代理人處理。

有此需求的使用者，請點選自己的「簽核記錄」；這裡呈現所有自己簽核過的文件，點選欲修改意見的文件；在觀看文件內容頁面的右側有「編輯意見」按鈕(上下皆有)，按下去就可以進去重新輸入自己的意見了。

當簽核成員有填寫意見，系統還會自動發通知給前面的已簽核成員（表單/編輯/簽核通知）

簽過的文件不是隨時都可以再回去修改自己的意見，且串簽跟會簽的修改規則不一樣：
串簽：使用者可在下一個簽核者尚未簽核時，修改自己的意見欄位。
會辦：使用者在文件尚未簽完時，可以修改自己的意見欄位。

A 是發文者，「會辦」給BCD，當B 在簽時，不論其它人是否在簽核或修改意見，B 的簽核不會受到影響。
A 是發文者，「串簽」給BCD，當B 又加簽出去給EF 時：
當中間簽核者(B)重簽之前，只有E 點進去但還沒簽時，此時中間簽核者B 會被卡住不能簽(系統會告知該簽文目前E 正在簽核中)。此時A 依舊能抽回整張單；若該文在E 觀看時被A 抽回，則E 確定簽核後，系統會告知該簽核已被A 抽單。當沒有中間簽核者(B)點進去簽前，只有E 進去且簽了，則B 沒有重簽的機會。A 隨時能抽回整張單。

關於中間簽核者的重簽，只要簽核者的下一位簽核者未簽之前，中間簽核者即可重簽。任何一個中間簽核者做重簽的動作者只能重簽一次。(但修改意見則不限制次數)

以「歸檔匣」為例，在每個列表區的右上角都會顯示目前檢視的區間範圍，例：2019/01/15~2019/02/15。而在日期的後方有個更新按鈕；點選更新即可變換顯示區間。

簽呈打錯，但已送出時，只要簽文還沒簽完(簽核完成度顯示為100%)，都可以「抽單」重寫重送的。
但是如果簽文已經簽完了(簽核完成度顯示為100%)，就會自動被歸到歸檔匣，此時就只能重新發文，若有需要，可以發新的文的時候，順便用「附加簽呈」的方式，將錯誤的簽呈附加上來，讓主管知道為何要重發一次。

抽單方式如下：進入電子簽核/我送出的簽核，對那份打錯的簽呈打勾，再選擇上面的「抽單」選項，就可以將文件抽回。
(若文件抽單，已簽核過的人員會收到抽單的通知。)

系統不提供刪除功能的原因在於，空白表單在系統內自動化的一些動作，都需要借由此表單來達成發送簽文的動作，如公告轉進簽核審核的機制，為了要讓系統能執行自動化功能，所以空白表單不能刪除。

其實空白表單的功能就如同公司的對內文件一樣，可以很方便的靈活運用，是一個很好用的內建表單哦。

1.請先確認您的帳號有「檢視組織所有進行中文件」的權限。(系統設定→點選您的帳號名→權限設定)
2.用您的帳號登入系統後，點選「電子簽核」，接著點選左邊樹狀結構的「組織中所有進行中文件」。(若無法看到此資料夾請回步驟1進行確認)
3.選擇目前卡住簽核的文件的待簽核者旁的小圖示，此圖示表示「更換待簽核成員」。
4.系統會開啟一新視窗，此功能代表可選擇其它成員來替換原卡文的簽核者(若沒有該成員的代理人，可選擇自己)，並按確定。恭喜您，已成功的將此文轉簽呈給其它成員了。
5.此時代理簽核者只要點選自己的「等待我處理的文件」，將該簽核文件選擇同意通過即可。(系統會將被替換成員的簽核意見上面加註「由Netask管理者xxx代為轉簽呈給下列成員xxx」)

建議透過「核決權限」的設定，讓系統自動判斷該請假單的天數，並帶出適合的流程順序。
請至電子簽核/表單管理/任一表單右側-流程/新增流程or編輯流程，進行設定。
以此圖為例，若請假時數為36小時，此份簽核流程就只會出現兩關流程，簽到Boss1為止。

電子簽核-核決權限

只要在系統設定裡；每個部門都有設定一位主管，系統就會在每一次新增簽核文件時，將該部門主管自動帶入簽核流程裡。且若該部門屬於另一部門的下層；則系統也會自動判別並將該部門的上一級部門主管也一併帶入。

發文者所發出去的文件若遭簽核者退件，則退回來的文件會回到發文者的「等待我處理文件」，此被退的文件不能刪除，只能歸檔。且被退的文，不論是否已歸檔，任何曾經簽核過的簽核者都可以在自已的「簽核記錄」資料匣內找到這份文件。

文件被退要留記錄的原因，主要是可讓中間簽核者知道該簽過的文被其他人退，不致於下次收到一樣的文而疑惑。

若發文者自行抽單，在新版6.x以後的版本也是同「退件」一般，會回到發文者自己的資料匣，曾經簽過的簽核者，也可在「簽核記錄」查閱。

若貴公司仍是5.4.8以前的版本，則會發現，自行抽單是不留記錄的。建議將版本升到6.X以後的版本，因為任何一個文件，只要有送出過，配合稽核與流水號的設計，都應該要留記錄的。

目前系統預設為「西元年後兩碼+月+日+流水編號」，例如：1903120001。
自訂流水號設定兩步驟 ：
1.啟用「簽呈編號」。
2.任一表單-編輯，輸入表單代碼。

建議您可以使用電子簽核套用「共筆系統」，表單內的欄位權限可以先行設定可否再次編輯，有權限的簽核流程人員才可以重新修改欄位內的資料，每次修改都會留下紀錄備查。

01.表單的編碼必須是”UTF-8″。
02.表單存檔時的檔案編碼也必須是”UTF-8″編碼。
03.表單中必須將表格(輸入資料)的部分用<form name=”…”>…</form>包起來。
04.<form name=”…”> ….. </form>裡面的每一個需要輸入的部分(包括下拉式選單,TextArea)，記得”name”都不能相同。
05.<form name=”…”> ….. </form>裡面如果有同一群組的”radiobutton”，記得”name”的內容要一樣，但是”Value”必需不一樣。(“radiobutton”的群組是以”name”的內容來區分)
06.如果有需要複選的項目(例如打勾)，利用”checkbox”，記得”name”與”value”不能相同。
07.一份表單文件裡(單一檔案)不論有幾個表格，只能用一個<form name=”…”> …. </form>包起來!
08.建議”表格”的寬度不超過”700″、”TextArea”的長度不超過”70″，可獲得最佳瀏覽狀態。

或是您可關注我們最新消息-免費課程，不定期提供表單教學服務。A

表單上傳後，因為已經有簽文簽過了，任意變動可能會造成之前已完成的簽文被惡意亂改，所以不適合減少欄位。
因此若表單欄位需要增減異動，請將舊表單停用，再上傳新表單並啟用即可。

另外，重新上傳表單後，可設定下一張表單起始日，以確保表單連號。

Netask提供簡易的Script供表單設計者使用，讓您可利用點擊方式選擇日期與成員省去登打時間，使用教學如下：
1.在<head></head>裡面加入下列Script：
<script language=”javascript” src=”/tw/wf/form_tools/tool_list.js”></script>

2.我們提供日期與成員選擇，只要在input裡面加入下列script即可：
日期選擇：onclick=”openFormTool(this, ‘date’)”
部門選擇：onclick=”openFormTool(this, ‘dept’)”
單一成員選擇：onclick=”openFormTool(this, ‘one member’)”
多個成員選擇：onclick=”openFormTool(this, ‘members’)”

3.設定好上列的Script儲存後將該表單上傳至Netask，使用者在該表單滑鼠點擊設定好的文字區塊，系統即會跳出選擇視窗供使用者選擇。

「HTML編輯表單」就是簽核系統內的「空白表單」，採購此服務後，就可以在自行製作的表單內加上類似HTML編輯器的功能，不限制使用的次數。甚至，同一張表單也可以讓此HTML編輯器出現2次以上也沒問題。要怎麼使用呢？

1.在<head>….</head>內先加上
<script type=”text/javascript” src=”/tw/common/blankTemplate.js”></script>

 

 

 

 

2.在該HTML程式碼內，在想要有此HTML編輯器功能的地方插入 <script>addEditor()</script>

 

 

 

 

3.插入後存檔，將此檔案上傳至Netask EIP，即可在此表單裡看到Html編輯器功能。

答案是可以的，所謂變數的不同，只限制在同一張表單內。

boss流程程式設計有三個要則，各個原則說明於下：

1、若流程是2個以上，則最高boss到幾就是固定在那，不會再往上抓。
以範例圖示來看，假設今天的流程是「boss0->boss1->boss2」且「部門6沒設主管」，而A是「部門6成員」，則A在送簽核時，他的簽核流程是「部門5主管->部門4主管」。不論中間哪個部門沒設主管，系統會略過它不會自動往上跳一層，只抓到最高boss的層級，不會往上抓。

2.若流程設的最高boss無人，則會一直往更高一階抓，一直到抓到為止。
以範例圖示來看，假設今天的流程只跑「boss0->boss1」且「部門5沒設主管」，而A是「部門6成員」，則A在送簽核時，他的簽核流程是「部門6主管->部門4主管」。因為流程設的最高boss無人(boss1)，所以系統會往上抓，直到抓到為止。

3.若流程只設1個boss0，且自己又是boss0，則會一直往更高一階抓，一直到抓到為止。
以範例圖示來看，假設今天的流程是「boss0」，而A是「部門6主管」，則A在送簽核時，他的簽核流程是「部門5主管」。

表單的編號，代碼開頭為W，代表是Work Flow，每張表單內建編碼為3-4碼，不可變更。

編號 表單名稱 編碼 編碼全名
— 對內文件 WIF Work Flow(Internal Form)
— 請假單 WAS Work Flow(Attendance System)
01 工作指派單 WTM Work Flow(To Do List Management)
02 出差單 WBF Work Flow(Business Trip Apply Form)
03 加班補休單 WOF Work Flow(Overtime Form)
04 物品請領單 WSC Work Flow(Supply Center)
05 預約管理單 WAM  Work Flow(Reservation)
06 公告審核單 WBB Work Flow(Bulletin Board)
07 調班單 WCF Work Flow(Change)
09 忘刷卡單 WPC Work Flow(no clock in/out)
10 勞工加班單    
11 勞工用加班單107.3 WOLA
12 國外出差單 WBFF

可以透過電子簽核-設定-簽核繼承，繼承特定在職或離職成員，不限制繼承人數。因此設定完畢後，您可透過「尋找」功能，將角色設定違被繼承員工的名子，搜尋所有被繼承員工的發文及簽核文件。

建議您透過「控制分析」-所有文件，輸入尋找條件進行搜索。

「控制分析」提供匯出表單欄位的功能。輸入搜尋條件，則可以得到完整的excel.csv檔案，再針對金額欄位加總運算即可。

系統所提供的APP皆需要序號，請確認以下問題：
1.請確認是否已申請/購買序號。
2.登入網址請勿輸入http://或https://。
3.iOS與Android部份版本太舊因此無法支援。