公司內有許多表單分散在小抽屜內隨同事取用? 文件內容修改後儲存在電腦的硬碟再e-mail提供給需要的同事? 透過網路芳鄰來分享文件,卻發生拿到過期文件的窘境,該如何避免呢? 特殊文件的調閱,如何限制只給權責人員取得呢?

市面上的文件管理系統(Document Management System)多針對大型企業所研發設計,少則數十萬元起跳,動輒百萬元的價格令許多中小企業望之卻步。客戶的心聲我們聽見了,世成科技從文件管理的核心概念出發,擷取文件管理的精髓,就一份文件的生命週期(Life Cycle)而言,從資料建立、流程審核、文件發行、檔案調閱、內容變更、檔案作廢,總共六大環節,從入庫至出庫都詳實記錄在系統內。Netask文件管理系統利用帳號認證、授權讀取以及文件稽核的方式,來確保文件儲存的安全性問題。

Netask文件管理系統內建電子審核流程,針對某些檔案文件直接進行線上審核,未來延伸使用的部分,更可與Netask電子簽核系統、專案管理系統、差勤系統等其他模組搭配操作,無須經過系統整合即可上線使用。每次變更文件的內容與權限,系統則會再給予新的版本號碼予以辨識;針對機密文件,則可設定閱讀與下載的權限。使用Netask文件管理系統後,再也不必擔心拿到過期文件,資料外洩的問題囉!

入館審核單

自動進入電子審核流程,待審批完成,文件自動上架。

文件版本控管

文件版本控管

確保使用者皆能取用最新版

全文檢索

線上搜尋所有相關文件

閱讀紀錄

文件發佈者,隨時查閱文件的閱讀狀態、存取IP等資訊。

文件安全標記

可自行設定標記內容,避免文件外流。

訂閱機制

使用者可將常用文件加入我的訂閱,隨時查看文件最新發佈內容。

功能列表



  • 整合電子簽核模組,線上發行待審核文件

  • 自動文件版號控管

  • 調閱已發布文件、待審核文件列表

  • 上傳下載檔案皆有log紀錄

  • 自行定義文件匣權限

  • 線上檢視權限內的相關文件




  • 智慧型關鍵字標籤設定,輕鬆設定標籤

  • 多重權限角色定義:管理者、發佈者、讀者

  • 選擇下載PDF,或原始檔案

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