花蓮縣政府，位處於台灣東部，東濱太平洋，西倚中央山脈，總面積4628.57平方公里，約佔全國八分之一，是全國面積最大的縣，也是台灣東部熱心推動e化的單位之一。然而縣府本身近1000名同仁應該如何才能夠快速的溝通，單靠電話與電子郵件早就無法滿足了，經由其它成功的政府單位的介紹，選上了一個以即時通互動、快速上手、學習容易且服務態度良好的Netask EIP協同管理系統。

 


為何執行e化管理

為何選擇Netask EIP

導入Netask EIP成效

結語

 
為何執行e化管理
擁有將近1000 人的花蓮縣府員工，縣府的辦公環境也非常的廣大，最遠的距離可以相差到20 分鐘以上的路程，每個人都忙在開會、送公文、接電話，常常相互聯絡都無法聯絡上，電子郵件也要等近一天的時間才會收到回覆，因此許多工作常常因為溝通的誤差而喪失了效率。

花蓮縣府 計畫室 陳朝旺 主任與資訊課 林課長就覺得，這樣的狀況一定要靠e 化才能解決，且有鑑於過去使用微軟系統每隔二至三個星期就需重開機的問題，決定這次將導入以Linux 為主的系統，並且能跟政府最近推動的開放式平台做呼應。

於是於民國九十四年十二月決定導入世成科技的Netask EIP 協同管理系統，導入後果然非常容易上線，且運作至今2 年多來，還沒有當機過，讓花蓮縣府對好的系統更有信心。

 
為何選擇Netask EIP
花蓮縣政府 計畫室 陳朝旺 主任表示，選擇Netask EIP 的原因是在於Netask EIP 系統介面的友善，讓有1000 人的縣府在教育訓練上不需花太多的時間，而實際上的應用，也發現系統反應速度及整體服務都讓人滿意，深深感受到以Linux 為Server 平台穩定的魅力。

 
導入Netask EIP成效
加速內外訊息、郵件、政策之溝通效率：
由於縣府幅員廣大，每個辦公成員通常都在不同的辦公室，如何能快速而有效的溝通，通常成為一個大的問題。 雖然電話能快速找到對方，但無法判知對方是否在位置上或忙線中，常造成不必要的時間浪費。而電子郵件方便的通知功能，卻無法隨時知道對方是否已收到信或開始進行。

使用Netask EIP 即時通後，內外訊息即時得知，公告佈達立刻通知，且能列出已讀/未讀成員，此功能也是所有使用者反應最快上手與使用最方便的首選。

辦公室文件及客戶資料可快速存取分享：
縣府最多的就是文件跟檔案的流傳，不論是上級指派下來的、還是自行製作要給其它部門使用的，如何讓最新最正確的文件檔案可以在其它人需要的時候，隨時取得，且每一個檔案能依照能觀看的權限來分享，對未e 化前的公所來說，一直以來都不是件容易的事。而大家都只能用電子郵件做附加檔案來傳送，同一份檔案被傳送多次，最後大家都不知道哪一份才是正確的檔案。

Netask EIP內建的網路硬碟支援多個資料夾的上傳與下載，可主動設定分享權限，透過網路化機制，即使個人電腦沒有開機，其它成員也能隨時取得所需的文件資料。

現今同仁們已養成了良好的將資料放至網路硬碟的習慣，所以即時遇到員工的調離職，也不用擔心所有的資料會消失不見，而需要重新來過，這些都是導入辦公室自動化後的好處。

每日工作行程及管理內控流程標準化：
縣府內每天都有許多會議要召開，最常遇到就是每個部門都要在同一時間使用會議室、投影機或者是車輛等，因此造成資源衝突，無法順利安排時間。過去要親自跑到會議室前面查看租借紀錄或者打電話一個一個詢問是否有租用的狀況也在導入後改變了。

現在需要租借的成員，只要輕鬆的用滑鼠點一下，就可以查到目前租借狀況，也可以直接租借，還能調閱租借記綠，這些都是導入e化後所提昇的便利性。

強化組織制度、資源設備及公告簽核之權限管理：
在未導入此系統前，大部份都只能用張貼公告或是以發送電子郵件的方式來達成。但是縣府幅員廣大，張貼公告也是一件比較辛苦的事，還不能確保每個人都有看過。若是使用發送電子郵件的方式，則時常讓接收郵件的成員無法輕易辨識該郵件為真正的公告，還是自己的郵件。

在導入後，最快上手的就是公告欄系統，不但能依照不同的部門來發佈，還能附加檔案，發送通知跟偵測該則公告已閱讀的人數有多少。種種功能，讓過去難以統一管理與被查詢的公告，現在有了統一的介面。

 
結語
花蓮縣政府 計畫室 陳朝旺 主任表示Netask EIP 系統無論在介面的友善性或系統反應速度及整體服務的穩定性上都讓人非常滿意，深深感受到以Linux 為Server 平台的魅力，也證明了E 化平台不一定非要用昂貴的商用系統來建構不可。而這套系統獨特親切的企業即時通功能，也在推動建置的過程中扮演了吸引使用者上線一試的推手。再加上簡單易用的功能及完善的線上教學單元，使得一般資訊系統導入時常會遇到的抗拒情形大為減少。
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