文件管理系統
文件全面電子化 再也不必翻箱倒櫃
文件管理系統
文件全面電子化
再也不必翻箱倒櫃
公司內有許多表單分散在小抽屜內隨同事取用？ 文件內容修改後儲存在電腦的硬碟再e-mail提供給需要的同事？ 透過網路芳鄰來分享文件，卻發生拿到過期文件的窘境，該如何避免呢？ 特殊文件的調閱，如何限制只給權責人員取得呢？市面上的文件管理系統(Document Management System)多針對大型企業所研發設計，少則數十萬元起跳，動輒百萬元的價格令許多中小企業望之卻步，這個心聲我們聽見了…
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世成科技從文件管理的核心概念出發，擷取文件管理的精髓，就一份文件的生命週期(Life Cycle)而言，從資料建立、流程審核、文件發行、檔案調閱、內容變更、檔案作廢，總共六大環節，從入庫至出庫都詳實記錄在系統內。Netask文件管理系統利用帳號認證、授權讀取以及文件稽核的方式，來確保文件儲存的安全性問題。 Netask文件管理系統內建電子審核流程，針對某些檔案文件直接進行線上審核，未來延伸使用的部分，更可與Netask電子簽核系統、專案管理系統、差勤系統等其他模組搭配操作，無須經過系統整合即可上線使用。每次變更文件的內容與權限，系統則會再給予新的版本號碼予以辨識；針對機密文件，則可設定閱讀與下載的權限。使用Netask文件管理系統後，再也不必擔心拿到過期文件，資料外洩的問題囉！
文件的生命週期
當一份文件有了生命週期，有助於了解整份文件的進化，確保文件的有效性，同仁再也不會取用到舊版的文件。
文件的生命週期
當一份文件有了生命週期，有助於了解整份文件的進化，確保文件的有效性，同仁再也不會取用到舊版的文件。
內建入館審核單
自動進入電子審核流程，待審批完成，文件自動上架。
內建入館審核單
自動進入電子審核流程，待審批完成，文件自動上架。
進階轉檔服務
有效降低轉檔過程中，關於圖片位置、字型跑位等問題。
進階轉檔服務
有效降低轉檔過程中，關於圖片位置、字型跑位等問題。
文件安全標記 管理最省心
可自行設定標記內容，避免文件外流。
文件安全標記 管理最省心
可自行設定標記內容，避免文件外流。
提供企業內常見的文管功能
直覺化的操作介面，符合企業辦公基本需求，無須花費百萬就能輕鬆上手。
文件版本控管 持續不間斷
確保使用者皆能取用最新版
文件版本控管 持續不間斷
確保使用者皆能取用最新版
全文檢索 檔案快速找
線上搜尋常用的Word、Excel、PPT或PDF等文字檔案，上傳時自動轉換，皆可直接進行全文檢索。
全文檢索 檔案快速找
線上搜尋常用的Word、Excel、PPT或PDF等文字檔案，上傳時自動轉換，皆可直接進行全文檢索。
閱讀紀錄 了解軌跡
文件發佈者，隨時查閱文件的閱讀狀態、存取IP等資訊。
閱讀紀錄 了解軌跡
文件發佈者，隨時查閱文件的閱讀狀態、存取IP等資訊。
主動訂閱 掌握最新內容
使用者可將常用文件加入我的訂閱，隨時查閱最新發佈內容。
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公司內有許多表單分散在小抽屜內隨同事取用？ 文件內容修改後儲存在電腦的硬碟再e-mail提供給需要的同事？ 透過網路芳鄰來分享文件，卻發生拿到過期文件的窘境，該如何避免呢？ 特殊文件的調閱，如何限制只給權責人員取得呢？市面上的文件管理系統(Document Management System)多針對大型企業所研發設計，少則數十萬元起跳，動輒百萬元的價格令許多中小企業望之卻步，這個心聲我們聽見了…
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世成科技從文件管理的核心概念出發，擷取文件管理的精髓，就一份文件的生命週期(Life Cycle)而言，從資料建立、流程審核、文件發行、檔案調閱、內容變更、檔案作廢，總共六大環節，從入庫至出庫都詳實記錄在系統內。Netask文件管理系統利用帳號認證、授權讀取以及文件稽核的方式，來確保文件儲存的安全性問題。 Netask文件管理系統內建電子審核流程，針對某些檔案文件直接進行線上審核，未來延伸使用的部分，更可與Netask電子簽核系統、專案管理系統、差勤系統等其他模組搭配操作，無須經過系統整合即可上線使用。每次變更文件的內容與權限，系統則會再給予新的版本號碼予以辨識；針對機密文件，則可設定閱讀與下載的權限。使用Netask文件管理系統後，再也不必擔心拿到過期文件，資料外洩的問題囉！
功能列表
- 整合電子簽核模組，線上發行待審核文件
- 自動文件版號控管
- 調閱已發布文件、待審核文件列表
- 上傳下載檔案皆有log紀錄
- 自行定義文件匣權限
- 線上檢視權限內的相關文件
- 智慧型關鍵字標籤設定，輕鬆設定標籤
- 多重權限角色定義:管理者、發佈者、讀者
- 選擇下載PDF，或原始檔案
- 設定訂閱我的最愛、我的訂閱
- 公司自行設定水印、編號
- 系統自動備份機制