工程資訊不能有羅生門，盛連營造如何讓溝通紀錄成為管理基礎？
本土企業、在地深耕的代表—盛連營造，以公共工程與政府標案為主要營運項目。為了讓各據點能在第一時間掌握訊息，Netask即時通扮演了重要功能…
- 有了即時通，再也不會有羅生門的情形出現
- 電子簽核的使用不僅是費用的節省，更是效率的提升
- 善用工作清單、以利工作進度回報
- 會議紀錄可追蹤與落實會議中的決議事項，並將工作分派出去
- 電子公告可掌握員工閱讀狀況，還可延長公告發布的時間
- 行事曆有效掌握員工行程，員工也能透過行事曆來製作專屬的工作日誌
🎯有了即時通，再也不會有羅生門的情形出現
即時通這個模組是很好用的東西，即時通可以快速、即時的抒發員工的心聲，工作上的任何對談也都會紀錄下來，而員工有任何意見也都可以透過即時通表達出來，否則待問題發生的時候，就會造成無法彌補的傷害。即時通的目的可以迅速的傳遞訊息，且訊息會被紀錄並儲存於伺服器上，因此有了歷史紀錄，公司內再也不會有羅生門的情形出現。
🚀電子簽核的使用不僅是費用的節省，更是效率的提升
電子簽核的應用，是可以馬上看的到效果，有了電子簽核不僅使簽核的速度變快，連帶歸檔的問題也一次解決，以往簽文會壓在桌上很久，即使簽核完之後，亦存在著歸檔的問題，文件會有遺失的風險，且要去找以前的簽核，也要花很多時間。透過e化的管理，這些問題都解決了。像我們自行製作的工程異動申請單、內部連絡單，就可以快速的聯繫各部門進行簽核，這不僅是紙張、傳真費用的節省，更重要的是效率的改善。
🖥️善用工作清單、以利工作進度回報
盛連營造的董事長認為，工作清單是員工用來填寫工作回報進度的地方，而工作清單中的提醒通知，可以一直提醒著員工要接收工作，像一般例行性的助理工作，就很適合使用提醒通知。
不過提醒通知也容易給第一線員工帶來害怕的感覺，因為員工必須點選那則通知來接收工作，所以工作清單這部份我們會列入考核，也鼓勵員工多用工作清單，把工作回報上去。
➡️會議紀錄可追蹤與落實會議中的決議事項，並將工作分派出去
專案管理可以追蹤許多專案任務的進度，另外一個功能就是會議紀錄的追蹤與落實，這就是盛連常用的功能之一。會議紀錄不僅可以紀錄開會時所討論的所有事項，若討論後是須要有後續追蹤的，則可以直接在會議紀錄內，針對該事項指派一個負責人，反之，就針對該事項做成一個結論即可。
會議紀錄不只是紀錄當下的事項，在紀錄的同時，還能檢視上一次的未完成事項，先看之前的會議紀錄有哪個地方還沒有結束的，避免員工負擔太重，因此，檢視之後再平均將工作分派出去。
📋電子公告可掌握員工閱讀狀況，還可延長公告發布的時間
對於多點辦公需求的盛連來說，電子公告欄已漸漸取代紙本形式的公告了，以往紙本形式的公告，貼在牆上，也未必有人去看，即使會去看的也往往是固定的幾個人，紙本公告是無法掌握員工閱讀公告的狀況。
自從使用了電子公告欄之後，公告管理者只需要透過網路，按下一個按鈕，公告就能發送給全公司的所有員工、特定部門、甚至是特定的幾人，且管理者也能延長公告發布的時間，只要員工登入了Netask EIP系統，就能在首頁看見最近所發布的的公告。更重要的是，公告管理者可以掌握員工的閱讀狀況，針對尚未閱讀公告的員工，還能再次發送即時通或電子郵件的方式，提醒未閱讀的員工再看一次。
🗓️行事曆有效掌握員工行程，員工也能透過行事曆來製作專屬的工作日誌
除了公告欄可以快速發布與掌握閱讀狀況之外，行事曆也扮演了重要的功能。這個行事曆模組是群組行事曆的概念，同部門間可以互相觀看行程、不同部門之間也可以透過設定而看到對方在這個時間點在做些什麼。
這對於老闆來說，可以有效的掌握員工的去向，對於員工來說，也可以詳細的將自己的工作都輸入到行事曆上，在每週開會的時候，點選工作日誌，系統會根據員工輸入的行程來計算工時，因此群組行事曆的功能對我們來說是很實用又很重要的。
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