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  本土企業、在地深耕的代表---盛連營造,以公共工程與政府標案為主要營運項目。為了讓各據點能在第一時間掌握訊息,Netask即時通扮演了重要功能...
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本土企業、在地深耕的代表---盛連營造,以公共工程與政府標案為主要營運項目。為了讓各據點能在第一時間掌握訊息,Netask即時通扮演了重要功能...



有了即時通,再也不會有羅生門的情形出現

電子簽核的使用不僅是費用的節省,更是效率的提升

善用工作清單、以利工作進度回報

會議紀錄可追蹤與落實會議中的決議事項,並將工作分派出去

電子公告可掌握員工閱讀狀況,還可延長公告發布的時間

行事曆有效掌握員工行程,員工也能透過行事曆來製作專屬的工作日誌

有了即時通,再也不會有羅生門的情形出現  
即時通這個模組是很好用的東西,即時通可以快速、即時的抒發員工的心聲,工作上的任何對談也都會紀錄下來,而員工有任何意見也都可以透過即時通表達出來,否則待問題發生的時候,就會造成無法彌補的傷害。即時通的目的可以迅速的傳遞訊息,且訊息會被紀錄並儲存於伺服器上,因此有了歷史紀錄,公司內再也不會有羅生門的情形出現。

電子簽核的使用不僅是費用的節省,更是效率的提升  
電子簽核的應用,是可以馬上看的到效果,有了電子簽核不僅使簽核的速度變快,連帶歸檔的問題也一次解決,以往簽文會壓在桌上很久,即使簽核完之後,亦存在著歸檔的問題,文件會有遺失的風險,且要去找以前的簽核,也要花很多時間。

透過e化的管理,這些問題都解決了。像我們自行製作的工程異動申請單、內部連絡單,就可以快速的聯繫各部門進行簽核,這不僅是紙張、傳真費用的節省,更重要的是效率的改善。

善用工作清單、以利工作進度回報  

盛連營造的董事長認為,工作清單是員工用來填寫工作回報進度的地方,而工作清單中的提醒通知,可以一直提醒著員工要接收工作,像一般例行性的助理工作,就很適合使用提醒通知。

不過提醒通知也容易給第一線員工帶來害怕的感覺,因為員工必須點選那則通知來接收工作,所以工作清單這部份我們會列入考核,也鼓勵員工多用工作清單,把工作回報上去。


會議紀錄可追蹤與落實會議中的決議事項,並將工作分派出去  

專案管理可以追蹤許多專案任務的進度,另外一個功能就是會議紀錄的追蹤與落實,這就是盛連常用的功能之一。會議紀錄不僅可以紀錄開會時所討論的所有事項,若討論後是須要有後續追蹤的,則可以直接在會議紀錄內,針對該事項指派一個負責人,反之,就針對該事項做成一個結論即可。

會議紀錄不只是紀錄當下的事項,在紀錄的同時,還能檢視上一次的未完成事項,先看之前的會議紀錄有哪個地方還沒有結束的,避免員工負擔太重,因此,檢視之後再平均將工作分派出去。


電子公告可掌握員工閱讀狀況,還可延長公告發布的時間  
對於多點辦公需求的盛連來說,電子公告欄已漸漸取代紙本形式的公告了,以往紙本形式的公告,貼在牆上,也未必有人去看,即使會去看的也往往是固定的幾個人,紙本公告是無法掌握員工閱讀公告的狀況。

自從使用了電子公告欄之後,公告管理者只需要透過網路,按下一個按鈕,公告就能發送給全公司的所有員工、特定部門、甚至是特定的幾人,且管理者也能延長公告發布的時間,只要員工登入了Netask EIP系統,就能在首頁看見最近所發布的的公告。更重要的是,公告管理者可以掌握員工的閱讀狀況,針對尚未閱讀公告的員工,還能再次發送即時通或電子郵件的方式,提醒未閱讀的員工再看一次。

行事曆有效掌握員工行程,員工也能透過行事曆來製作專屬的工作日誌  
除了公告欄可以快速發布與掌握閱讀狀況之外,行事曆也扮演了重要的功能。這個行事曆模組是群組行事曆的概念,同部門間可以互相觀看行程、不同部門之間也可以透過設定而看到對方在這個時間點在做些什麼。

這對於老闆來說,可以有效的掌握員工的去向,對於員工來說,也可以詳細的將自己的工作都輸入到行事曆上,在每週開會的時候,點選工作日誌,系統會根據員工輸入的行程來計算工時,因此群組行事曆的功能對我們來說是很實用又很重要的。
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