孫文郁建築師事務所

一、不只會設計，更懂進化：從智慧建築到智慧管理

成立於1988年的孫文郁建築師事務所，深耕台灣建築設計領域超過三十年，是國內數一數二值得信賴的建築師事務所之一。隨著產業演進，事務所早在2016年即前瞻性地將「智慧建築」列為未來發展主軸，不僅體現在設計理念上，也逐步延伸至內部管理的優化。近年代表案例包含台北市萬華區青年營區基地公共住宅，以及南投縣魚池鄉日月潭國家風景區TOYOTA智慧電動車水社服務據點，皆展現其結合創新與實務的專業實力。然而，隨著專案規模與團隊人數持續成長，傳統管理方式已難以負荷，數位轉型成為勢在必行的關鍵一步。

二、規模一放大，問題逐步現形：那些被放大的日常卡關

在過去仰賴紙本、公文傳遞與人工統計的作業模式下，不僅耗時，也容易產生資訊斷層與管理落差。尤其一份文件可能在辦公室環島一圈還沒簽完；請假與出勤仰賴人工登記，月底統計彷彿在做考古；跨部門溝通則常出現「你以為我知道、我以為你會處理」的經典誤會。看似日常的小問題，日積月累卻嚴重拖慢整體效率，也讓管理者難以及時掌握全局。當團隊從「幾十人默契運作」進入「數十人以上需要制度支撐」的階段，一套系統就成為了關鍵。

三、先試再說的聰明策略：用最小成本驗證最大效益

此次導入契機，來自同業王正源建築師事務所的推薦。兩家皆為具備一定規模與專業分工的建築師事務所，對於內部流程管理的需求高度迫切。在專業口碑的背書下，孫文郁建築師事務所選擇以「租用模式」作為起點，先導入公文管理與差勤管理系統。透過低門檻導入、實際操作驗證，快速評估系統與組織需求的契合度。導入初期聚焦在公文收發與請假出缺勤兩大核心場景，讓原本繁瑣的行政流程大幅簡化，日常作業不再被重複性工作佔據，整體效率也隨之提升。

四、帳號不必人人有：讓資源用在真正需要的地方

面對50多位員工的使用需求，事務所並未採用傳統「一人一帳號」的配置，而是選擇同時在線（Concurrent）授權模式。僅需10組帳號，即可支援全體同仁依需求輪流登入使用。這樣的配置大幅提升帳號使用效率，避免閒置浪費，同時兼顧成本與實際運作需求。讓資源真正用在需要的時候，而不是被形式綁住，是企業在成長過程中相當關鍵的管理思維。

五、一套系統就夠：不再東拼西湊的管理日常

隨著使用逐漸深入，事務所也開始體會到一站式管理的價值。Netask EIP 協同管理系統整合多項管理工具，從公文、差勤、工時，到後續擴充的自動收發與薪資計算，皆可依照實際需求逐步到位。所有流程集中在同一平台上運作，不僅降低學習與溝通成本，也避免資料分散與系統間落差。相較於過去多套系統並行、資訊各自為政的情況，現在無論流程或責任都更加清晰，問題能快速被定位與解決，整體管理效率明顯提升。

六、選對系統，比多做更重要：讓組織自然順起來

在導入並持續優化系統後，孫文郁建築師事務所逐步建立起穩定且高效的管理節奏。公文簽核更即時、差勤紀錄更精準，管理者能清楚掌握全局，員工也能專注於專業本身。關鍵不在於導入多少工具，而在於是否選擇了一套真正符合組織需求的系統。當制度建立落實在辦公室管理系統，日常運作就會變得順暢，管理負擔降低，整體效率同步提升。

對於同樣正面臨成長壓力、想在現有的管理模式做出改變的企業而言，不妨從盤點目前最卡關的環節開始，例如公文簽核、差勤統計或跨部門溝通，優先導入最有感的應用場景，透過試用或分階段導入的方式，逐步驗證系統效益。當第一個環節順了，後續的優化就會自然展開。選對工具，不只是解決問題，更是讓組織回到高效運作軌道的起點。