工程師不該把時間花在寫報表，鐠德科技怎麼讓專案進度即時被看見？
位於新竹科學園區，從事半導體及平面顯示器廠內自動化相關設備與整合規劃服務的鐠德科技，一直是一個以建立高階的LCD 製程設備關鍵核心技術服務來提供給客戶，期望能成為自動化整合及製程設備的科技公司。擁有三個工廠兩個辦公據點的鐠德科技，且為了應付大量業務訂單，需要有一套好的EIP 系統來管理研發的流程與進度，經過多重的比較，選定了以使用者需求為優先，使用者介面(UI) 友善的Netask EIP，導入後果然讓公司效率大幅提昇。
- 為何執行e化管理
- 為何選擇Netask EIP
- 導入Netask EIP成效
- 結語
🌐為何執行e化管理
位於竹科的鐠德科技，除擁有新竹總公司與三個工廠外，分別在台北、台南設有辦公室。以往光是傳送公文最快就得花上三天，為了等待決策的簽核而浪費了不少時間。公司為求能確實掌握研發交期，會要求工程師撰寫工作日誌與週報，而過去工程師必須手寫工作進度、計算工時，還要整理行程、掌握會議，實在難以面面俱到。更重要的是，過去為完成一個專案必須經過五次會議(每次兩個小時)討論，因此想找一套e 化的EIP 系統來提昇日常溝通便利與降低會議時間。
👍為何選擇Netask EIP
總經理 石峰鵠表示，在多個工廠與辦公室傳送公文最少得花上三天，在使用Netask EIP 解決方案後，只要在12 小時內就可跑完所有步驟。而過去工程師必須手寫工作進度、計算工時，現在利用10 分鐘輸入資料，就可輕鬆查詢專案歷史與甘特圖等報表。更重要的是，由於完成一個專案可能要花上十幾個小時的討論，在導入Netask EIP 加上內建的IM 即時通軟體解決方案後，日常溝通便利且頻繁，現在會議在半小時內就可結束，大幅降低會議時間，效益可見一斑。
🚀導入Netask EIP成效
善用VoIP、Web Conference 功能，有利協同作業：
導入系統前：對於時常在外的業務人員來說，除可透過EIP系統，查詢專案進度、報表、填寫表單之外，也可利用IM 軟體中的VoIP 功能與同事談話，如同軟體電話(Soft Phone)一般。鐠德科技MIS 曾成光指出，以前業務或客戶駐點(on-site)人員多使用Skype 與企業聯絡，當企業有專用的IM 後，員工自動轉而使用內部IM，不僅可節省通訊成本，亦便於資訊人員進行管理。導入系統後：Netask EIP 整合IM 的解決方案可加快員工之間的溝通與工作流程速度。且員工亦可因人、時、地不同，以及IM 上的個人線上狀態，選擇使用E-mail、簡訊或即時通訊等三種通知機制。
擁有企業專屬IM 系統，降低資安疑慮：
導入系統前：儘管MSN、Yahoo Messenger、Skype、QQ 等公眾即時通訊軟體(Public IM)相當熱門，但基於無法控管、記錄等原因，讓許多重視資安管理的企業甚感困擾，所以多採取消極態度禁止員工使用。但Netask EIP 本身擁有一套內部專用的IM 系統，可減少外部入侵的安全疑慮。再加上Netask IM 具備在伺服器端儲存對話紀錄的功能，當員工不慎忘記合作內容或要求時，可即時查詢，而資訊部則可進行內容抽查、過濾，或禁止傳輸特定檔案等動作，防範內部有心人士洩漏機密資訊。不僅如此，現在有愈來愈多的趨勢都一再呈現出，基於資安疑慮，及清楚分割工作/生活等原因，將IM 軟體內外分明的策略將逐漸成為趨勢，如此較符合現今企業主的管理原則。
導入系統後：由於鐠德科技曾發生員工使用Public IM 感染病毒，甚至擴散至企業的真實案例，爾後便下達禁用令。現今有了企業專用的IM系統後，能減少病毒入侵的機率、降低機密外洩的可能性，卻同樣享受到即時通訊所帶來的便利性與工作效益。
撰寫行事曆直接轉換成工作日誌，工時統計更容易：
導入系統前：過去工程師必須手寫工作進度、每週整理並回報給專案經理以利計算工時，常會造成每個工程師每週都要花上一個下午的時間來整理，且因每個工程師各寫各的，當要匯整全部門的資料時就變得是一門苦差事了。而公司為了要能掌握每個員工的行程，以及預約開會的時間，再要求寫行事曆時，常有工程師覺得在做重工，浪費時間，若還要將完成的工作回報到專案進度表內，那就變成同一件事情卻要做三重的工作了。
導入系統後：在導入Netask EIP 後，只要專案經理建制好的任務，會自動轉換成每一個同仁的待辦事項，而待辦事項也能直接挑選成為行事曆的行程，還可選擇是否要自動回報至專案管理內，過去需重覆輸入三次的文字，現在幾乎都不用輸入了，並且只要輕鬆點選就能匯出各部門的工作報告表與當週在各專案所花的工時，真的將過去複雜的例行性工作大幅簡化了。
專案管理追蹤管理，達到即時性與提昇效率：
導入系統前：對於一個大的公司來說，每個月進行的專案是這麼的多，很難完全精準的管到每一個細項。而因為難以掌握每一個細項，所以過去為完成一個專案總是必須經過多次的會議，長達十多個小時的討論，只為了能掌握到每一個任務的進度與狀況，著實浪費不少時間。
導入系統後：現在利用了Netask EIP 線上專案管理軟體，每個成員都隨時回報最新進度與狀況，再搭配內建的即時通溝通軟體來提昇日常溝通便利與降低會議時間，現在利用10 分鐘輸入資料，就可輕鬆查詢專案歷史與甘特圖等報表。
結語
最後總經理石峰鵠建議，企業在選擇此類解決方案時，應跳脫功能導向的思考角度，功能模組越多不一定受用，而是以使用者需求為優先，考量使用者介面(UI) 友善程度、功能模組操作難易度、與既有企業系統配合的彈性度等問題，如此方能讓系統發揮最大效益。將即時通訊與企業應用配合，跳脫了以往帶給企業降低生產力、佔用頻寬資源、聊八卦的刻板印象，轉而成為輔助商業流程快速進行、提升溝通效率的工具。
