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  文件直接進行線上審核,每次變更文件的內容與權限,系統則會再給予新的版本號碼予以辨識;針對機密文件,則可設定閱讀與下載的權限…  
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Netask 文件管理 - 介紹  
公司內有許多表單分散在小抽屜內隨同事取用? 文件內容修改後儲存在電腦的硬碟再e-mail提供給需要的同事? 透過網路芳鄰來分享文件,卻發生拿到過期文件的窘境,該如何避免呢? 特殊文件的調閱,如何限制只給權責人員取得呢?


公司內有許多表單分散在小抽屜內隨同事取用? 文件內容修改後儲存在電腦的硬碟再e-mail提供給需要的同事? 透過網路芳鄰來分享文件,卻發生拿到過期文件的窘境,該如何避免呢? 特殊文件的調閱,如何限制只給權責人員取得呢?

市面上的文件管理系統(Document Management System)多針對大型企業所研發設計,少則數十萬元起跳,動輒百萬元的價格令許多中小企業望之卻步。客戶的心聲我們聽見了,世成科技從文件管理的核心概念出發,擷取文件管理的精髓,就一份文件的生命週期(Life Cycle)而言,從資料建立、流程審核、文件發行、檔案調閱、內容變更、檔案作廢,總共六大環節,從入庫至出庫都詳實記錄在系統內。Netask文件管理系統利用帳號認證、授權讀取以及文件稽核的方式,來確保文件儲存的安全性問題。

Netask文件管理系統內建電子審核流程,針對某些檔案文件直接進行線上審核,更可與Netask電子簽核系統、專案管理系統、差勤系統等其他模組搭配操作,無須經過系統整合即可上線使用。每次變更文件的內容與權限,系統則會再給予新的版本號碼予以辨識;針對機密文件,則可設定閱讀與下載的權限。使用Netask文件管理系統後,再也不必擔心拿到過期文件,資料外洩的問題囉!
讓我們來看更多Netask文件管理功能:
1線上審核待發行文件
2智慧型關鍵字標籤設定
3自動文件版號控管
4多重權限角色定義
5即時線上文件檢視
6文件存取主動紀錄
7個人最愛文件訂閱
8設定文件水印與編號
9系統自動備份機制

1線上審核待發行文件
在文件管理的主畫面上,使用者可以看見待簽文件與送審文件的進度


文件送審後,則會立即進入電子審核流程,讓待簽核者進行審閱,以利文件發佈。

在”文件管理審核單”內,還可以查看該份文件的細節設定


2智慧型關鍵字標籤設定
文件發佈者在編輯文件內容時,可自行標記輸入關鍵字,或是直接選取已建立過的智慧型標籤。

替文件建立標籤,便於日後使用者方便尋找。

輸入關鍵字後,顯示尋找結果


3自動文件版號控管
Netask文件管理的本版號碼,提供大小版號的辨識方式。
更改文件的內文,小數點前的數字會往上增加一號;若僅是更改文件閱讀權限或基本資料設定,則會在小數點後的數字增加一號。

詳細的版本歷程列表,有助於更了解整份文件的進化。最上方2.0是目前該份文件正式發行的版本。

文件的管理者,還可針對文件匣進行設定,對使用者進行下載閱讀的控管


4多重權限角色定義
Netask文件管理的資料夾,區分三種權限,分別是管理者 發佈者 讀者。


5即時線上文件檢視
有權限的使用者,可點選文件內容進行編輯。亦對該文件進行線上檢視,依據文件讀取權限的不同,還可以選擇下載PDF檔案、或是下載原始檔。

點選線上檢視,畫面則會即時跳出該份文件的全貌


6文件存取主動紀錄
在文件管理內,任一份文件的上下載紀錄,無論是線上檢視,或是下載檔案,皆會被記錄在系統。且讀者存取資料的IP、存取時間也會如實的被記錄下來。


7個人最愛文件訂閱
進入文件管理畫面左側樹狀圖區分為六個區域,最上方則是個人工作區。

在文件管理系統,有一個個人工作區,可以將文件設定為我的最愛、我的訂閱專區。對於有興趣、常用的文件,可以加入我的最愛。對某些文件想了解後續發展,則可選擇訂閱,就不用再從茫茫大海中找尋自己常用的文件了。


8設定文件水印與編號
文件管理的管理者,可設定水印字樣套印在文件上

使用者進行線上檢視,即可以看到水印顯示

文件管理的管理者也可自訂文件編號,以示區別


9系統自動備份機制
Netask的備份機制預設採用完整的備份機制,建議系統與備份同步運行。若有進一步的備份需求,歡迎來電討論。


諮詢專線: (02)2517-7770 #8686
電子信箱:service@novax.com.tw
服務網址:http://eip.netask.com.tw
文件管理功能列表  
01. 發佈文件時,可設定由主管線上審核,審核通過後自動發行。
02. 提供智慧型關鍵字標籤,方便尋找文件時使用。
03. 提供自動文件版號控管,更新檔案、編輯文件時,會自動更新版號。
04. 支援OFFICE常見檔案格式,上傳/更新檔案時自動轉存PDF格式。
05. 提供管理者自訂文件匣,可設定多層資料匣架構管理,並指定審核模式、使用者權限、閱讀安全控管等。
06. 提供多重權限角色定義,可依據文件匣分別設定讀者、發佈者、管理者名單。
07. 提供文件匣閱讀安全控管機制,提供線上檢視、下載PDF檔、下載原始檔檔模式。
08. 提供即時線上文件檢視,可依使用者權限在系統即時線上檢視文件內容,不用下載原始檔。
09. 支援浮水印,可設定文件顯示指定的浮水印內容。
10. 提供文件存取主動紀錄,檢視、下載文件都會保留閱讀記錄。
11. 提供個人我的最愛功能,將常用的文件收錄其中,方便取用。
12. 提供個人我的訂閱功能,當訂閱的文件有版本更新時,自動發送通知。
13. 提供尋找功能,可指定關鍵字、發佈者、建立日期、修改日期等條件尋找文件。
14. 支援全文檢索,針對常用的DOC、XLS、PDF等文件檔案,可指定關鍵字尋找文件內容。
15. 提供閱讀統計功能,可檢視、匯出閱讀次數前十名及上傳統計等資料。

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