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在台灣的中小企業裡，「資訊傳遞不完整」其實是導致勞資摩擦最常見、卻最不被看見的原因之一。尤其在後疫情時代，外勤、遠端與跨地辦公愈來愈普遍，傳統靠佈告欄、紙本通知或主管口耳相傳的方式，往往會導致資訊落差，進而造成誤解與不必要的勞資摩擦，已經無法符應現代員工的工作模式。
企業可以站在人資角度反思：
✔ 為何這些問題會在中小企業反覆發生？
✔ 資訊不對稱如何造成工作不滿？
✔ 企業究竟可以怎麼做，打造更具信任感的人性化職場？
✔ 現代企業如何建立制度，改善勞資關係的重要基礎設施？
一張公告造成的離職
小明是公司外勤業務員，天天在外忙著拜訪客戶。公司某天公告員工旅遊資訊，但僅貼在佈告欄。當小明有一天發現時，已錯過報名時間，經過向公司反應無效，他認為公司從未考量外勤同仁的資訊接收方式，內心感受極度失望、不被重視和憤怒的感受，加上累積已久的不滿，小明最後選擇離職。
最終選擇離職。
這不是小明的問題，而是企業的問題，人資角度會看見：
- 外勤員工不在辦公室＝資訊取得門檻高
- 無行動化資訊通路＝佈告欄等於無效
- 缺乏統一通知管道＝每位主管口徑不同
- 公司未考量不同員工工作模式＝制度人性化不足
- 「公告貼上去」≠「資訊有到達」
一、資訊落差帶來的職場風險
公司資訊沒有即時、完整、透明地到達每位員工，會引發比你想像中更多的職場問題，甚至引發勞資糾紛。
1. 外勤與內勤資訊取得不平等
- 外勤人員不會每天回公司
- 有些人一週只回來一次
- 公司仍採「佈告欄式」通知＝外勤員工永遠落後一拍
2. 主管口耳相傳易出錯
- 主管忘了提醒
- 主管講得不清楚
- 主管說「公告貼了自己看」
員工接收到的資訊不一致，最終一定引發抱怨。
3. 員工感受被忽視、被當透明人
資訊沒有公平送達＝員工感受自己不是公司重視的對象。
- 單一公告來源導致員工版本不一致
- 缺乏已讀紀錄與追蹤
- 造成不公平與信任下降
- 讓員工感受被忽略，提升離職風險
根據 2024 勞動部 2024 勞資爭議統計年報，勞資爭議案件中有 23.5% 與「溝通與資訊不透明」相關，為前三大原因之一。
二、人資真正關注的是「制度要照顧到每一種工作型態」
企業想打造友善職場，關鍵不是發更多福利，而是建立「資訊對等」。
1. 外勤、遠端、輪班的溝通權益
不同工作模式＝不同訊息取得方式。企業應該確保：
- 任何公告都要能同時到達不同地點的員工
- 所有更新、政策、活動、制度都能即時推播
- 留下紀錄，避免爭議
這是一種「企業文化的尊重」，也是企業治理應做到的基本功。
2. 系統性紀錄才能避免日後爭議
以102年度勞裁字第37號裁決決定書為例，裁決委員會明確指出：「若無資訊透明與資料提供義務，將使協商或溝通難以進行。」企業若沒有形成一致的資訊平台，日後爭議很容易演變成法律衝突。
三、友善職場需要的三大制度：透明、可追溯、即時
接下來的三大面向，是中小企業最容易忽略、卻最能提升員工幸福感與信任感的關鍵。
① 資訊透明：公告不再只有「貼在牆上」
未來的企業應具備：
- 重要公告可同時出現在 APP、手機、電腦
- 可設定「已讀未讀」避免爭議
- 員工不用在公司才看得到資訊
EIP 奠基於「企業入口網站」概念，可整合公告、通知、會議、資源預約，使訊息在多端統一呈現，不靠紙本、不靠運氣。
② 可追溯：所有流程留痕，避免「我以為你知道」
依據資料來源：IDC Future Enterprise Research 2023所示，流程透明化可以降低高達 30％ 的行政溝通時間成本。可追溯的場景包含：
- 活動報名紀錄
- 通知推播的發送與簽收
- 表單與流程的完整稽核軌跡
- 主管核准流程自動留痕
③ 即時性：資訊必須第一時間到員工手上
企業內部決策速度越快，越需要即時通知。
- 人事公告
- 行事曆變更
- 活動通知
- 緊急資訊
- 績效或制度調整
資訊分享要讓不同地點、不同班別、不同任務的員工，同步接收資訊，避免產生不公平感。
人資必備的職場友善八大溝通檢查表 (此處可另外做成視覺化表格)
以下六項是企業內部最容易產生資訊落差的地方，也是HR最需要優先盤點的面向。
職場友善環境八大檢查表
| ① 公告欄（Bulletin Board） □ 是否仍以紙本公告為主？□ 是否有線上同步版本？□ 公告是否可於手機查看？□ 是否具備已讀或追蹤？ |
| ② 行事曆（Company Calendar） □ 是否有統一企業行事曆？□ 是否支援跨裝置查看？□ 是否整合部門性活動？□ 異動是否能即時同步？ |
| ③ 電子郵件（Email） □ 是否依賴Email為主要通知？□ 重要訊息是否易被淹沒？□ 是否另有輔助通知方式？□ 是否有重點提示？ |
| ④ 員工通訊錄（Directory） □ 是否定期更新聯絡資訊？□ 是否避免使用私人Line工作？□ 是否具備權限控管？□ 是否可快速找到同仁資訊？ |
| ⑤ 資源預約（Resource Booking） □ 是否仍使用紙本／白板預約？□ 是否具備線上預約功能？□ 是否具備預約紀錄？□ 是否能避免重複預約？ |
| ⑥ 投票／問卷統計（Survey & Voting） □ 是否支援匿名？□ 是否支援手機填寫？□ 參與率是否達80%以上？□ 是否排除外勤員工？ |
| ⑦ 薪資發放（Payroll Management） □ 薪資是否準時發放？□ 是否提供薪資明細？□ 發薪日逢假日是否提前發放？□ 是否勞保、勞退、加班費等計算透明化？ |
| ⑧ 請假管理（Leave Management） □ 請假流程是否明確且容易操作？□ 在外是否可於電腦或手機提交請假？□ 是否可即時查看各類假別結餘？□ 核准流程是否透明、可追蹤？ |
為什麼這六項決定職場友善程度？因為它們象徵企業是否真正做到「資訊平等」。若外勤、遠端、輪班員工無法在第一時間獲得資訊，就會自然感受到制度不公平，影響信任與歸屬感。
企業可做的改善方向
以下是任何企業都能做到的三大方向，可透過制度或系統化工具，即可改善資訊公平：
① 建立單一資訊入口
讓所有公告、活動、流程都有一個固定的位置可查詢，避免版本混亂。
② 行動化資訊
外勤、輪班員工多使用手機，將通知、公告、行事曆行動化，讓資訊不會侷限在辦公室內。
③ 留痕紀錄
有紀錄，才能避免爭議。包含：
- 公告已讀
- 表單流向
- 活動報名紀錄
- 版本控管
- 彈性擴充
結語
資訊透明，就是友善職場最基本的尊重。友善職場的本質不是花錢，而是讓所有員工在「相同時間、相同方式」收到相同資訊。 當資訊透明、流程清晰、紀錄完整，員工自然感受到被看見、被重視，企業文化也會逐漸走向信任與健康。
小明的離職並不是個案，而是所有正在面臨人力短缺、員工流動、跨地工作模式、資訊不對稱的中小企業都應反思的警訊。
企業要的不只是「制度」或「系統」，而是一套能真正讓員工感受到被尊重、被照顧的制度與文化。其價值並非在於數位化本身，而是透過：
✔ 資訊透明
✔ 即時溝通
✔ 流程留痕
✔ 資安控管
✔ 跨地協作
✔ 人性化設計
讓企業與員工之間建立起「信任」與「安全感」。真正友善的職場，不只是福利好，而是每位員工都能取得平等的資訊與機會，無論他們在哪裡、用什麼方式工作
FAQ
Q1：我們公司只有 20 多個人，也需要資訊透明制度 嗎？
需要。不是為了規模，而是為了降低資訊錯漏、避免誤會，提升行政效率。小公司更需要制度化溝通，否則更容易擦出人際摩擦。
Q2：用 Line 或 Email 不就可以發公告了嗎？
不行。Line 無法控管權限、無法追蹤已讀紀錄、資料容易外流，也不具備稽核軌跡。Email 則資訊埋沒率過高，也無法確認員工是否看過。
Q3：數位化會讓員工覺得被監控嗎？
不會。資訊透明不是監控，而是建立公平。留痕紀錄是保護雙方，而不是監視。
製作視覺化資訊透明三角模型（AIT Model）
協助企業快速診斷資訊是否透明的簡易模型：
- Accessibility（可及性）
所有員工在任何地方都能取得資訊。
- Integrity（一致性）
資訊只有一個版本、不會因主管口述而不同。
- Traceability（可追溯性）
資訊是否已被接收、查看，有跡可循。
