文章目錄
在辦公室裡，我們每天都會接觸大量紙本資料包括合約、會議記錄、客戶資料、報價單、薪資明細…等，但不少人仍停留在「把文件撕一撕丟掉」的概念，卻不知道這樣可能留下一個巨大資安漏洞。在台灣與國外，真正造成資訊外洩、個資曝光的，往往不是科技太落後，而是『紙本文件沒有管理好』。那些被隨手丟掉的申請表、病歷、身分證影本，都是外洩的起點。本篇將帶你快速了解常見的幾種文件銷毀方式，同時幫助大家了解企業該如何深入管理制度，建立標準流程，全面提升資訊安全意識。
一、最常見的文件銷毀方式：從最簡單到企業級
1. 手撕: 最簡單的方式，只要用手撕一撕即可。但其安全性極低，只要意圖拼湊就有機會恢復部分內容，因此僅適用於一般行政文件。
2. 剪刀剪碎: 多人會採用「多方向剪碎」方式，比手撕稍微安全，但仍不足以銷毀敏感個資、財務資料。
3. 浸水搓碎(DIY 加強法): 將紙張浸泡，加水搓爛，可以提升安全性，但較不便利、耗時，不適合大量文件。
4. 碎紙機銷毀: 小型企業與辦公室最常使用，依碎紙方式分成三類：
- 直條式(安全性最低)
- 交叉式(企業最常用，安全性中高)
- 微粒式(P-4～P-7 等級，可銷毀高敏感度資料)
5. 大量銷毀：透過委外專業廠商:，成箱成堆的銷毀歷年會計憑證、醫療文件、年度紙本資料等。委外廠商通常採用工業級碎紙設備，並具備以下條件：
- 上門清運
- CCTV 監控
- 密閉碎紙流程
- 銷毀證明(Certificate of Destruction)
這是處理高風險文件最安全的方法。
二、文件風險分級與對應銷毀方式
為了讓企業能更清楚選擇銷毀方式，建議將文件分成三類：
【低風險】一般行政文件、公告草稿 → 手撕、剪碎、交叉式碎紙即可
【中風險】客戶往來資料、簡報、內部報表 → 建議使用交叉式或微粒式碎紙
【高風險】客戶個資、病歷、財務報表、商業機密 → 需微粒式碎紙或委外專業銷毀
透過風險分類，企業才能建立一致的銷毀標準，避免落入“憑感覺處理”的危險模式。
三、真實案例：文件與資料外洩帶來的巨大損失
這裡不是在說系統被駭，而是『紙本資料直接外流』的真實事件，讀完你會想直接去買碎紙機。
【案例一】身分證影本變成市場包菜紙
2018 年，台南鹽水區公所申請社福卡的紙本資料，被民眾發現在台北果菜市場用來包菜。內容包括申請人姓名、電話、身分證影本與照片等。原因是公所未使用碎紙機，直接將文件當成一般回收丟棄，導致大量個資外流。
【案例二】病患資料當便條紙再利用
萬芳醫院曾被爆出『服務台提供的便條紙背面竟然是其他患者資料』，顯示紙本文件在院內『未銷毀、被當廢紙再利用』，造成重大隱私風險。
【案例三】整箱病歷丟路邊垃圾堆
美國NBC New York 報導，紐約某胃腸科診所將多箱病患病歷直接丟在公寓外垃圾堆，包含姓名、社會安全號(類似身分證)、醫療紀錄等資料，完全無銷毀程序。
【案例四】醫療紀錄被風吹滿街跑
加拿大監管機構 OIPC 公開案例，診所將紙本病歷處理錯誤、放錯垃圾桶，結果大量病歷被風吹散落街頭，民眾隨手就能撿到，成為當地最大紙本外洩事件之一。
四、比工具更重要：企業管理制度才是根本防線
許多企業誤以為購買碎紙機或委外銷毀就能防止外洩，但事實上，多數問題出在「流程管理」與「責任制度」。常見造成外洩的管理缺口包括：
- 沒有文件分類制度
- 舊文件堆積未銷毀
- 沒有記錄誰負責銷毀、何時銷毀
- 外包廠商未驗證、未取得銷毀證明
- 員工缺乏資料保護意識
因此，企業必須看到更核心的問題：『銷毀文件不是技術問題，而是管理問題。』
五、法規要求：個資法的安全維護義務
依《個人資料保護法》，所有企業都必須負責資料安全維護，包括防止外洩、竄改、遺失。若因管理疏失造成資料外洩，企業可能面臨：
• 行政罰鍰
• 刑事責任
• 民事求償(每位當事人索賠可能數千至數萬元)
因此，建立文件銷毀制度不只是保護公司，更是法定義務。
六、文件不是出問題才處理，而是一出生就要被管理
這裏最廣為推廣的觀念就是『文件生命週期』，即「建立 → 審核 → 發行 → 變更 → 作廢 → 銷毀」，每個階段都有風險，尤其是以下幾點：
✔ 誰可以看到文件
✔ 哪一份才是最新版
✔ 文件什麼時候該銷毀
✔ 作廢後還放著誰知道？
七、導入文件管理系統
讀到這邊你一定會想：好，我知道不能亂放，那到底怎麼管？答案不是更大的碎紙機，而是『EIP / DMS文件管理系統』，下面整理最實要的功能重點:
✔ 入館審核：文件上傳先審核，不怕亂資料入系統。
✔ 版本管理：所有修改都留下紀錄，吵架直接看版本就知道誰改什麼。
✔ 權限控管：有些人只能看、有些能下載、有些能列印。
✔ 全文搜尋：Word、Excel、PDF 一秒找。
✔ 行為軌跡：誰看了、何時看、從哪台電腦，全都有紀錄。
✔ 到期提醒與銷毀：合約到期、自動提醒『該銷毀囉！』
✔ PDF 浮水印與編號：將上傳的電子檔案加上指定浮水印、文件編號，打包成PDF格式。
結語：碎紙是結局，管理是過程
文件銷毀並不是一個小動作，而是一個影響企業信譽、法律責任與營運風險的重大議題。當企業做到「對的方式處理紙本文件」與「制度化管理」，才能真正降低資料外洩風險、提升客戶信任、建立永續營運能力。不要等到出事才回頭檢討，從今天開始，把紙本資料整理好、銷毀流程規定好，再用 EIP 系統把整個文件生命週期管起來，企業的資安、效率、文化都會完全不一樣。建立文件銷毀文化，才是企業最強大的防護力!
