 跨區域部門成員即時溝通互動：
導入系統前：無論使用電話或E-Mail 溝通，不是費用高昂就是反應速度不夠快，且只能採用一對一的溝通方式，各地據點溝通不易成為最大問題。
導入系統後：利用Netask系統內的即時通訊軟體(IM)，系統會自動將各地不同據點所有同仁都放在一起，經由即時的文字訊息做傳送溝通，將各地辦公室整合起來。在討論公事時不但能留下文字記錄，還能節省電話費用，並且利用即時通可以相互認識的功能，也讓各地同事們增進感情，提升工作效率。
檔案資料傳輸取得無限制：
導入系統前：不論是內部同仁還是外部客戶，都只能靠E-Mail 來做傳送大量檔案，但各單位都有E-Mail 接收容量限制。對需要傳送單一檔案較大的就服中心員工來說，時常有無法將檔案傳出去的困擾。
也曾試著使用微軟Windows 系統內建的「網路芳鄰」來做為檔案分享的工具，但是因為安全性的考量、以及跨網域的問題，無法達到安全有效的分享。一跨出到其它地點，如台北辦公室的網路芳鄰，就無法給花蓮等地同事存取，導致工作不便，許多專案也因此而延誤。
導入系統後：使用Netask系統內的「網路硬碟」功能後只要有網路的地方且不需另架VPN，就能有如同「網路芳鄰」的檔案分享功能，而且系統主動權限分享方式，也減少了很多資訊部門在管理上的負擔。
發送公告到全國各分支點不再是問題：
導入系統前：因為就業服務中心擁有全台六大據點，在過去來，要發送公告的話，只能依賴電子郵件的方式來做發送，但用電子郵件方式發送常會因沒有認証標準任何人都能夠發送，收到公告的員工，也難以判斷是就服中心發送出來的還是員工自行發送出來的個人郵件，造成誤解情況發生。
導入系統後：導入新的系統後，所有的發送公告都交由系統完成，且系統還能主動通知閱讀公告的成員，並統計已閱讀與尚未閱讀的成員，方便管理公告。且公告另有審核機制，系統管理人員可設定在公告發送前需先經由主管審核，才能發佈公告。而公告格式為HTML 且還能附加檔案，對於時常發送公告的單位來說是項很方便的功能。
導入心得：
雖然系統上線之初，世成科技提供了多場次的教育訓練，但本中心分支單位及人員眾多，同仁電腦素養不齊，我很擔心是否可以順利導入。還好，因為系統介面非常Friendly，推行相當順利。本中心初期導入的功能包括即時通、公告欄、電子郵件、通訊錄及行事曆、網路硬碟等模組，雖然有些新來的同仁沒有上過課，但因為這些功能都非常簡單好用，大家練習2、3天後就熟悉了。
平時分散各地很少見面的同仁，藉由「即時通」拉近了彼此距離；另外因為「公告欄」在發佈訊息的同時亦可以即時通通知，所以訊息能夠即時有效地傳達。「網路硬碟」也是大家覺得很讚的功能，因為我們之前的mail 伺服器有容量限制，如有大檔要分享就非常頭痛，需要切割才能傳送，但是透過網路硬碟搭配即時通，可以馬上把對方要的檔案上傳分享，解決了我們之前的困擾。行事曆則對我們的行程管理很有幫助，因為我們站台活動很多，之前總是透過email 回報彙整，不是很有效率，現在每個單位會把各自辦理的活動貼在行事曆，主管和所有同仁都可一目瞭然。
今年的年終業務檢討會，我們主管要大家寫出今年進步最多的三件事，結果「網路辦公室」獲得大家一致好評，榮登進步事項第一名，證明了大家對這套系統的認同，我也感到與有榮焉。
明年，將繼續導入專案管理、預約管理、語音通話等其他功能，希望透過網路辦公室使大家的辦公效率更為提升，建立真正e 化的辦公室。 |
