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每到年終檢討會，在許多企業裡，「改善」早已不是陌生的口號。會議一場接一場、流程圖越畫越精細，但回到現場，專案依舊延誤、人力依然吃緊，組織好像一直回顧 2020～2022 年 COVID-19 疫情爆發那段時間，各國實施封城、邊境管制，跨國團隊不能出差、無法拜訪客戶、不接受訪客、分流上班或全面居家工作，學生改為線上上課，使「遠距工作與溝通設備」瞬間成為剛性需求。由於需求暴增、工廠停工、物流塞港，全球開始出現前所未見的電子產品缺貨潮。
疫情期間造成哪些溝通與作設備缺貨?
1. 筆記型電腦(Notebook)
筆電是疫情期間缺貨最嚴重的產品之一，原因在於企業大量採購筆電讓員工居家工作。 學生改成遠距上課，家庭至少需多 1–2 台電腦。Chromebook、主流商務機種、輕薄筆電全部被全球搶購。結果造成熱門型號斷貨、交期延長、甚至需等待 2–3 個月才補得了貨。
2. 網路攝影機(Webcam)
視訊會議成為日常，使 Logitech、Microsoft 等品牌的 Webcam 在 2020 上半年迅速斷貨。需求暴增 10 倍以上，而攝影機影像感測器同樣缺料，使生產量無法跟上。
3. 降噪耳麥、麥克風與會議耳麥
遠距會議需要更好音質，企業與客服中心大量採購。Jabra、Plantronics、Sony 等耐用型耳麥在全球頻頻缺貨，亦造成價格上漲。
4. 家用網路設備(路由器、Wi-Fi 擴充器、網通設備)
WFH 使家用網路負擔變大，民眾開始升級家中網路環境。疫情期間中國、越南、馬來西亞等網通設備工廠停工，使 ASUS、TP-Link、Netgear 等品牌產品供應不足。
5. 遠距會議系統設備(會議攝影機、Speakerphone)
企業從「面對面會議」全面轉向線上協作，使 Logitech Rally、Poly Studio、Aver 等會議設備大量缺貨。
全球缺貨的三大主因
疫情只是導火線，對大部分人來說，第一個衝擊不是疫情本身，而是『要怎麼在沒有準備的情況下保持溝通？』，而民間企業與民眾最明顯感受的「遠距溝通工具缺貨」現象，包含筆電、攝影機、耳麥、網通設備等，並分析背後大缺貨原因的是：
1. 需求爆炸性成長
- 企業全面採用遠距協作工具。
- 學生遠距上課成為剛需。
- 家庭與辦公同時升級設備，使需求翻倍成長。
2. 供應鏈中斷與晶片荒
- 中國、越南、馬來西亞等電子製造基地封城。
- 影像感測器、CPU、PMIC、網通晶片皆缺貨。
- 「少一顆晶片、整機無法出貨」是當時常態。
3. 全球物流塞港、運費暴漲
- 船進不了港、貨櫃不足、運費漲 5–10 倍。
- 電子產品大多需跨國供應鏈，導致出貨延遲。
疫情使產品缺貨帶來的職場溝通問題
這段期間對台灣企業帶來深遠影響，問題從「3C產品缺貨」轉到「企業營運風險」。繼而出現三種現象：
- 跨部門溝通斷鏈：找不到人、訊息延誤
- 文件傳遞中斷：無法簽核、專案卡住
- 資安風險爆炸：員工用 Line、Messenger 傳機密檔案
COVID-19 不只是公共衛生危機，更重塑全球供應鏈。從 2020 到 2022年，筆電、網路攝影機、耳麥、螢幕、網通設備與印表機等商品的缺貨，是一段全球化供應體系被迫停下的真實寫照。疫情過後，也推動更多企業導入雲端協作、線上簽核、EIP 平台與遠距工作制度，使企業在面對未來不確定性時更具韌性。
為什麼EIP是企業下一波防災標配？
這段期間對台灣企業帶來深遠影響，從「現場拜訪」變成「遠距溝通」、從「辦公室上班」變成「分散式協作」、從「實體流程」轉向「線上簽核」。這也奠定了 2023年 後台灣企業更積極導入 EIP、電子簽核、遠距協作平台的趨勢。
EIP = 內部整合式企業溝通平台
無論員工在哪，都能「被找到、被指派工作、被稽核」，企業最大風險不是沒有硬體，而是找不到人、文件不動、決策卡住。
有了 EIP 系統，企業的核心差異不再只是『能不能工作』，而是『能不能持續工作』：
- 不怕突然停班停課，遠端照常簽核。
- 不怕跨部門找不到人，任務指派一目了然。
- 不怕檔案消失，所有紀錄都可追蹤、有憑有據。
- 不怕緊急狀況，資訊集中、指令清楚、執行效率提升。
這不只是資訊部的課題，而是整個企業營運韌性的基礎。
企業採購EIP系統必備功能
一套在日常可運行，並保持企業韌性的辦公室管理系統，至少應包含以下功能:
1. 電子簽核: 取代紙本與手寫，合約、請假、報支、採購 → 線上完成: 流程可設定、權限可控管。
2. 公告、行事曆、任務指派: 主管一鍵通知，員工不用「挨家挨戶問」，有紀錄、能追蹤、看得到「誰沒看」。
3. 文件管理: 版本控管、不用到處問再到處找。所有檔案都在公司內部系統，留存安全、可依權限開放。
4. 考勤排班(分流／異地工作專用): 在家上班也能打卡，主管可即時查看出勤與任務狀況。
5. 即時通訊: 但要可控、可留存。 不依賴外部 Line／Messenger，全部訊息可追蹤、搜尋、保存，且無時效性限制。
Netask 各功能模組圖示
導入EIP後企業可獲得的好處
辦公室管理系統可為數位化轉型的企業帶來以下益處
1. 降低溝通中斷風險
2. 所有流程數位化，避免因不在辦公室就卡關
3. 資安可控，不用員工亂用 LINE
4. 線上簽核提高效率
5. 找人、找檔案、找紀錄，有跡可循
6. 異地、分流、停班停課照樣運作
7. 強化企業韌性(resilience)
8. 把危機變成數位轉型契機
結語：EIP不是讓企業更快，而是讓企業不會停
疫情只是第一波警訊，未來還有地震、資安攻擊、局部停電、供應鏈戰爭，永遠都有下一次。企業不能每次危機都從『先買筆電』開始，而是要先建立一套隨時可運作、能分流、能稽核、能追蹤的溝通制度。
而過去COVID-19、SARS和天然災害等突發事件，教會我們一件事，企業經營不能只靠『設備』，而是靠『制度＋系統＋流程』。就是一套『可運作、可追蹤、可管理』的 EIP。今天的部署，就是明天的保險。
